Uma das principais tarefas de um empresário é organizar fluxo de caixa. Ele é uma ferramenta essencial para a saúde financeira da empresa. Afinal, é preciso controlar os volumes e os prazos de saída e entrada de dinheiro, que acontecem constantemente.

Registrar essa movimentação e controlá-la é a função do fluxo de caixa. Manter os registros corretos e atualizados permite mais eficiência nas decisões financeiras, possibilitando, por exemplo, cortar custos ou aumentar rendimentos. Mas fazer isso requer muita disciplina e conhecimento na área.

Você não desenvolveu essas habilidades ainda? Acompanhe nossas dicas e saiba como organizar seu caixa com atitudes simples!

1. Registrar e categorizar todas as transações

Esse é o primeiro passo do controle financeiro. Ele é fundamental para você entender como está o fluxo da empresa e identificar o que precisa ser mais bem gerenciado. Não há outra forma de diagnosticar as finanças da empresa que não seja registrando todas as operações, não é mesmo?

O empreendedor precisa, desde o início do seu negócio, ter esse controle. Se na sua loja agrícola não existe um sistema ainda, comece o quanto antes. Os registros podem ser feitos em cadernos, aplicativos de celular, planilhas de computador ou programas especializados. Avalie o que for melhor na sua rotina.

Devem ser registrados todos os pagamentos e recebimentos do mês. Diferencie receitas e despesas para organizar melhor, colocando cada lançamento na sua categoria correspondente. Assim, você pode gerar relatórios do que entra e sai da empresa em determinado período de tempo.

Dentro dessas duas categorias maiores, crie outras para dividir com mais clareza as suas contas. Separe as despesas que são fixas e as que são variáveis, depois crie agrupamentos para organizar as contas em centros de custos. A ideia é diferenciar os gastos, colocando a compra de produtos separado das despesas com manutenção da loja, por exemplo.

Também podem ser criados os centros de lucro, identificando cada grupo que rende dinheiro para sua empresa. Por exemplo, na venda de produtos, na realização de serviços, em parcerias com fornecedores etc. Ser detalhista na categorização ajuda a potencializar o controle financeiro, oportunizando análises mais profundas das suas contas.

2. Criar uma rotina de verificação de fluxo

Pouco vai adiantar todo esse esforço para organizar fluxo de caixa, se ele não for acompanhado periodicamente. Você precisa ter certeza de que todos os lançamentos estão sendo anotados corretamente. Para isso, é interessante reservar um tempo diário ou semanal para rever boletos e comprovantes e verificar se está tudo registrado.

Além disso, é preciso ter uma rotina de análise do fluxo. A organização é apenas a primeira etapa. Depois dela é que começa o controle de fato. Ele pode ser realizado diariamente, por semana, quinzena ou mês. O ideal é que não sejam períodos muito longos, para não correr maior risco de descontrolar as contas.

Para facilitar a análise, é importante incluir em cada recebimento as formas de pagamento. Além de separar as que foram feitas em dinheiro ou crédito, anote também em que máquina você passou e qual é a bandeira do cartão — pois cada uma vai cobrar taxas diferentes para a empresa.

Com tudo organizado, é possível acompanhar as finanças por categoria e entender como está o fluxo de caixa. Você poderá visualizar quanto está entrando e quanto está saindo, assim como identificar oportunidades e dificuldades no seu negócio.

Com um bom controle financeiro, é possível evitar surpresas desagradáveis e antecipar soluções. Ele permite que sejam feitas projeções mensais e anuais. Estudando o fluxo, você consegue decidir se é o melhor momento para fazer um grande investimento ou se é preciso segurar as contas, por exemplo.

3. Planejar e gerenciar o estoque

A gestão do fluxo de caixa também permite que você avalie o retorno que está tendo nos produtos e serviços. Dessa forma, o controle do estoque fica mais eficiente. Afinal, por que comprar mais de determinada marca, se ela não está trazendo o retorno financeiro que você esperava?

O gerenciamento do estoque e do caixa são tarefas complementares. Gerenciar os produtos, comprando nos períodos certos, auxilia no planejamento do caixa. Por sua vez, a organização das contas também é essencial para financiar as compras. Além disso, a análise desses dois pontos ajuda você a perceber se seu negócio está indo conforme o planejado ou é necessário rever os planos.

Garantir um bom controle de estoque também é fundamental para a saúde da empresa. Isso porque você corre o risco de imobilizar seus investimentos na forma de produtos estocados. É preciso planejar os limites máximos e mínimos da compra de produtos, para evitar faltas e desperdícios.

4. Utilizar um sistema de gestão financeira

Como falamos, é viável organizar fluxo de caixa em cadernos, aplicativos e planilhas. Entretanto, com o passar do tempo, a tendência é que a análise das contas vá ficando mais complexa. Por isso, vale a pena considerar a compra de soluções tecnológicas nessa área.

Há muitos sistemas de gestão financeira disponíveis para empresas. É possível comprar programas já terminados, utilizar alguns online ou até mesmo contratar um programador para personalizar um software para sua loja. Avalie as opções e veja a que melhor responde as suas necessidades.

Um programa facilita muito a análise dos dados, pois economiza tempo na criação e identificação de categorias. Também é mais difícil cometer erros em um sistema do que em planilhas ou anotações soltas. Assim, essa estratégia permite uma melhor gestão financeira.

Em geral, os sistemas de organização oferecem maiores níveis de segurança e controle, já que trabalham de forma automatizada. A divisão por categorias é mais precisa e o empreendedor tem menos trabalho ao lidar com seus registros. Logo, ele pode gastar menos tempo nas anotações e mais na análise dos dados.

Controlar e organizar fluxo de caixa são processos essenciais em qualquer empresa. Muitos grupos enfrentam dificuldades financeiras por não dar a devida importância a esse aspecto. Manter a saúde das finanças e perceber oportunidades lucrativas só é possível quando você acompanha com eficiência a entrada e saída de dinheiro no negócio.

E então, nossas dicas serão úteis na sua rotina empresarial? Que tal compartilhar este post nas suas redes sociais e ajudar os seus amigos com essas informações?